Hei ja kiitos, että käännyit puoleemme kysymyksesi kanssa!

Henkilötiedot rekrytointiprosessissa

Työnantajan on rekisterinpitäjänä määriteltävä selkeästi, mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään. Työnantaja saa työnhakuprosessissa kerätä työnhakijoista vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia työsuhteen kannalta. Työnhakuprosessiin liittyviä henkilötietoja kerätään muun muassa työhakemuksista, CV:stä sekä rekrytointiprosessin aikana teetetyistä testeistä.

Rekrytointiprosessissa kerättyjen henkilötietojen säilytysaika

Työnantajan on suunniteltava rekrytointia varten kerättyjen henkilötietojen säilytysaika. Säilytysajat on dokumentoitava ja pystyttävä perustelemaan. Yleinen ohje säilytysaikoihin on se, että henkilötietoja saadaan säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeellista henkilötietojen käyttötarkoitusta varten. Tietosuoja-asetuksessa ei kuitenkaan ole määritelty tarkkoja säilytysaikoja henkilötiedoille.

Säilytysaikojen määrittäminen

Työnantajan on arvioitava rekrytoinnin aikana kerättyjen henkilötietojen tarpeellista säilytysaikaa kyseessä olevaa rekrytointia vasten. Työnantajan on pystyttävä esimerkiksi perustelemaan, miten pitkään hakijoiden henkilötietoja on tarpeen säilyttää rekrytointiprosessin jälkeen. Säilytysaikaan voi tässä tapauksessa vaikuttaa esimerkiksi työnantajan yhdenvertaisuusvelvollisuuden täyttämisen osoittaminen.

Henkilötietojen tarve rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen

Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja voi olla tarpeellista säilyttää esimerkiksi mahdollisten rekrytointiprosessiin liittyvien riita-asioiden käsittelemistä varten.

Syrjinnän kielto rekrytointiprosessissa

Työnantajan tulee rekrytoinnissa noudattaa syrjinnän estämistä koskevia työsopimuslain, tasa-arvolain ja yhdenvertaisuuslain säännöksiä. Työnantajan tulee muun muassa kohdella työntekijöitä rekrytointiprosessissa tasapuolisesti sekä arvioida yhdenvertaisuuden toteutumista.

Työnhakijan esittämä vaatimus syrjinnän perusteella

Työnhakijalla, joka esittää perustellun epäillyn siitä, että hän on joutunut henkilökohtaisten ominaisuuksiensa takia syrjityksi rekrytoinnin aikana, on oikeus saada hyvitystä työnantajalta, joka on syrjinyt häntä. Hyvitystä koskeva vaatimus on esitettävä vuoden kuluessa siitä, kun työnhakija on saanut tiedon rekrytointiprosessin valintapäätöksestä. Työnhakijan on myös mahdollista esittää syrjintään perustuvia vahingonkorvausvaatimuksia.

Rekrytointiprosessin aikana kerättyjen henkilötietojen säilyttäminen voi olla tarpeen mahdollisten riita-asioiden käsittelemiseksi

Jotta työnantaja voisi puolustautua mahdollista syrjintää koskevaa vaatimusta vastaan, voi olla perusteltua säilyttää rekrytointiprosessin aikana kerättyjä työnhakijoiden henkilötietoja siihen asti, kunnes vaatimusten esittämiselle asetettu määräaika on kulunut umpeen. Tämä pätee myös siinä tapauksessa, että työnhakija pyytää tietojensa poistamista ennen tätä ajankohtaa. Tietojen säilytysoikeus pyynnöstä huolimatta koskee luonnollisesti vain niitä tietoja, jotka ovat välttämättömiä mahdollisen riita-asian käsittelyssä.

Tarvitsetteko lisää apua?

Jos teillä on lisää kysyttävää, voit ottaa meihin yhteyttä!