Hei ja kiitos, että käännyitte puoleemme kysymyksenne kanssa!

Tietojenkäsittelysopimus – mikä se on ja milloin sitä tarvitaan?

Tietojenkäsittelysopimuksella määritellään henkilötietojen käsittelyn lain ja tarkoituksenmukaisuus. Sopimus solmitaan joko rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän tai kahden rekisterinpitäjän välillä. Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja käsittelytavat. Käsittelyllä tarkoitetaan muun muassa henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä ja luovuttamista. Henkilötietojen käsittelijä toimii rekisterinpitäjän alaisuudessa ja saa käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

Tietojenkäsittelysopimus tarvitaan silloin, kun henkilötieoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun eli rekisterinpitäjän puolesta tai kun henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjältä toiselle rekisterinpitäjälle.

Tietojenkäsittelysopimus henkilöstövuokrauksessa

Henkilöstövuokrauksessa sekä henkilöstövuokrausyritys että työntekijöitä palvelukseensa vuokraava asiakasyritys ovat molemmat rekisterinpitäjiä työntekijöiden sellaisten henkilötietojen osalta, joita he käsittelevät omiin tarkoituksiinsa. Esimerkiksi henkilöstövuokrausyritys voi käsitellä rekisterinpitäjänä henkilötietoja selvittäessään työnhakijan soveltuvuutta hakemaansa työtehtävään. Asiakasyritys on puolestaan rekisterinpitäjä, kun se käsittelee työntekijään liittyviä tietoja yrityksen sisäisten prosessien toteuttamiseen rekrytoinnin aikana.

Henkilötietojen luovuttaminen asiakasyritykselle

Henkilöstövuokraustoiminnassa on hyvin yleistä, että henkilöstövuokrausyritys luovuttaa työnhakijoiden henkilötietoja asiakasyritykselle, jotta asiakasyritys voi tehdä rekrytointipäätöksen. Kun tietoja luovutetaan rekisterinpitäjältä toiselle rekisterinpitäjälle, heidän välillään tulee olla voimassaoleva tietojenkäsittelysopimus.

Työn suorittamiseen liittyvät henkilötiedot

Henkilöstövuokraustoiminnassa henkilöstövuokrausyritys luovuttaa asiakasyritykselle myös sellaisia työntekijöiden henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia työn suorittamista varten. Koska asiakasyritys vastaa työntekijän työnjohdosta ja valvonnasta sekä työn tekemiseen liittyvistä työnantajavelvoitteista, asiakasyrityksellä on myös tarve käsitellä työntekijän henkilötietoja tällaisia omia työnjohdollisia tarkoituksiaan varten. Asiakasyritys on tällaisten henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä. Jos asiakasyritys kuitenkin käsittelee työntekijöiden henkilötietoja henkilöstövuokrausyrityksen lukuun eli sen puolesta, tulee henkilöstövuokrausyrityksestä tällöin rekisterinpitäjä ja asiakasyrityksestä henkilötietojen käsittelijä. Tällainen tilanne on käsillä esimerkiksi silloin, kun työntekijöitä palvelukseensa vuokraava asiakasyritys suorittaa työntekijöiden työn suorittamiseen liittyvää raportointia henkilöstövuokrausyritykselle.

Tarvitaanko tietojenkäsittelysopimus juuri teidän tilanteessanne?

Kysymyksenne perusteella ei ole aivan selvää miten henkilötietoja tapauksessanne käsitellään, mutta koska vuokraatte henkilöstöä omaan palvelukseenne, rekrytoinnin ja vuokrauksen yhteydessä mitä todennäköisimmin luovutetaan henkilötietoja kahden rekisterinpitäjän (henkilöstövuokrausyrityksen sekä teidän) välillä. Tämän vuoksi saatatte tarvita henkilöstövuokrausyrityksen kanssa tietojenkäsittelysopimuksen. Jos työntekijöistä suoritetaan jonkinlaista raportointia henkilöstövuokrausyritykselle, käsittelette työntekijöiden henkilötietoja henkilötietojen käsittelijänä henkilöstövuokrausyrityksen puolesta, jolloin käsittelyn tulee perustua voimassa olevaan tietojenkäsittelysopimukseen. Tarkemman arvioinnin antamiseksi tarvitsisimme lisää tietoa siitä, luovutetaanko toiminnassanne henkilötietoja ja kenen määrittelemiin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään.

Tarvitsetteko lisää apua?

Toivottavasti vastauksestani oli apua. Jos tarvitsette lisää apua, voitte ottaa meihin yhteyttä!